Ministerie van financiën
* Beleid inzake mediation
Het ministerie van financiën heeft in 2005 besloten de mogelijkheid te bieden om bij conflicten tussen de belastingdienst en een particulier of bedrijf het product mediation in te zetten. In de praktijk is gebleken, dat irritaties over en weer, uitlopen op conflicten en zo weer tot verstoorde verhoudingen leiden. De belastingdienst zal zich misschien weinig inspannen voor de cliënt, terwijl de laatste zich ook niet coöperatief opstelt ten opzichte van de belastingdienst. Het gevolg: slecht lopende zaken, die boosheid en frustraties in het leven roepen. Hier is dan ook geen sprake van een ‘win-win´situatie.

Uw fiscale mediator
Onze fiscale- (Belastingadviseur) en financiële- ( RAccountant adviseur) achtergrond, gekoppeld aan onze ruime ervaringen in mediation, maakt ons tot een zeer geschikte bemiddelingspartner voor alle partijen.
Wij zijn bekend met veel succes.
Bijna 80% van de mediations bij de Belastingdienst kent een goede afloop.

Wet MOT en WID
De Minister van Financiën,
Namens deze,
DE PLV DIRECTEUR FINANCËLE MARKTEN,
Prof. Dr. D. Schoenmaker
Datum 17 jan. 2007
 
Dat de dienstverlening van mediators eruit bestaat om partijen door middel van bemiddeling tot elkaar te brengen. Dergelijke werkzaamheden van een mediator vallen niet onder de definitie van “dienst” in de zin van de Wet MOT en de WID.

Belastingdienst en Mediation

Wat is mediation?
Bent u betrokken bij een fiscaal geschil of een geschil op douane- of toeslagengebied? Dan kunt u kiezen voor mediation. Hierbij probeert u samen met de andere partij een aanvaardbare oplossing te vinden onder begeleiding van een onafhankelijke en professionele conflictbemiddelaar, de mediator.
Mediation kent verschillende voordelen, maar ook bepaalde voorwaarden waaraan beide partijen moeten voldoen. Niet alle geschillen zijn geschikt voor mediation. Via de checklist kunt u nagaan of mediation voor u geschikt is.

• Wanneer mediation?
• U kunt mediation onder andere toepassen:
• bij een geschil dat is ontstaan tijdens een controle;
• bij een bejegeningsklacht;
• bij een geschil waarbij een beroepschrift is ingediend;
• in de fase van bezwaar;
• in situaties waarin een klachtenprocedure loopt;

in alle andere situaties waarin een geschil escaleert.
Niet alle geschillen zijn geschikt voor mediation. Strafrechtelijke conflicten komen bijvoorbeeld niet voor mediation in aanmerking. Ook als u een principiële uitspraak wilt over een puur juridische vraag is mediation niet het meest geschikte middel.
Voor mediation moet u aan bepaalde voorwaarden voldoen. Met de checklist kunt u nagaan of mediation iets voor u is.

Wat zijn de voorwaarden?
Als beide partijen besluiten via mediation een oplossing te vinden voor hun geschil, is dat een stap in de goede richting. Maar er zijn nog meer zaken van belang.

Bereidheid mee te werken
U en de andere partij moeten bereid zijn om mee te werken. Daarmee is de eerste stap op weg naar een oplossing gezet.
Vaak denken partijen dat de bereidheid om te praten er bij de ander niet zal zijn. In de praktijk blijkt echter dat beide partijen in een conflict vaak positief reageren op een verzoek om mediation. Hierbij speelt de mediationcoördinator een belangrijke rol. U neemt met hem contact op als u van mediation gebruik wilt maken. Hij zorgt voor de coördinatie, benadert de partijen en verstrekt waar nodig aanvullende informatie.Geschillen worden vaak veroorzaakt door misverstanden, miscommunicatie of onvrede met de manier van bejegenen. Zodra deze zijn opgehelderd en opgelost, is er ruimte om tot een oplossing te komen. Beide partijen moeten daarom bereid zijn om goed naar elkaar te luisteren en open met elkaar te praten.

Goede voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve werk. Het is goed om voor uzelf in het kort te omschrijven waar het geschil om gaat en over welke punten u in ieder geval wilt praten. Zo vergeet u niets wat voor u van belang kan zijn. Daarnaast is het goed om alvast na te gaan wat voor de ander belangrijk zou kunnen zijn en of u hem daarin tegemoet wilt komen.

Niet vrijblijvend
Deelname aan mediation is vrijwillig en u kunt er op elk moment mee stoppen. Aan de andere kant betekent deelname aan mediation wel dat u bereid bent om u optimaal in te spannen om tot een oplossing te komen. Als u eenmaal voor mediation heeft gekozen, dan kunt u dus niet zomaar wegblijven van een bespreking. Een mediation wordt altijd in gezamenlijk overleg, dus tijdens een bespreking beëindigd.

Hoe werkt mediation?
Voor mediation kunnen beide partijen het initiatief nemen. Als het geschil geschikt is voor mediation, benadert de mediationcoördinator de partijen en verstrekt waar nodig aanvullende informatie. Zodra beide partijen dan met de mediation akkoord gaan, organiseert de mediationcoördinator een eerste bijeenkomst. Vanaf dat moment wordt er een mediator aan de zaak gekoppeld.

Voorbereiding mediator
De Belastingdienst werkt in principe met interne mediators die werken volgens de gedragsregels van het Nederlands Mediation Instituut (NMI). De mediator kent geen van de betrokkenen zakelijk of persoonlijk en is altijd afkomstig uit een andere regio dan die van de partijen.
De mediator ontvangt van de mediationcoördinator de adresgegevens van de partijen en een zeer korte omschrijving van het geschil. De mediator begint zonder voorkennis aan de mediation en kent de achterliggende juridische stukken niet. Zo gaat hij onbevooroordeeld de mediation in.

Eerste bijeenkomst
De mediator ontmoet beide partijen tijdens de eerste bijeenkomst. De mediator bespreekt de werkwijze en de aard van het geschil met u en de andere partij. Vervolgens ondertekenen alle partijen een mediationovereenkomst, waarin hun rechten en verplichtingen zijn vastgelegd.
Vertrouwelijkheid staat centraal. Wat tijdens de mediation naar voren komt, speelt alleen tijdens de mediation een rol. Op deze manier kunt u in alle openheid informatie en voorstellen bespreken. De betrokkenen vertellen wat er volgens hen aan de hand is en wat hij met de mediation wil bereiken.

Rol van de mediator.
De mediator probeert te achterhalen waar het geschil in essentie over gaat. Hij inventariseert welke punten er opgelost moeten worden en welke factoren tot nu toe een oplossing in de weg hebben gestaan. Vervolgens begeleidt hij beide partijen bij het vinden van een oplossing. U wordt beiden gestimuleerd om met elkaar mee te denken, zodat u de belangen van de ander beter begrijpt.
Bij mediation zijn vaak creatievere oplossingen mogelijk dan in een louter zakelijke, juridische procedure, zonder af te doen aan de wettelijke juistheid van de uitkomst. De uitkomst wordt niet opgelegd door de mediator: partijen bepalen zelf hoe de oplossing eruitziet. Soms ligt die in de sfeer van de onderlinge communicatie, soms is het een puur zakelijke oplossing.

Overeenkomst
Als u en de andere partij het helemaal met elkaar eens zijn geworden, worden de gevonden oplossingen op haalbaarheid getoetst. Tijdens de mediation kunt u zich laten bijstaan, bijvoorbeeld door een belastingadviseur. Deze kan de oplossingen dan bekijken. Vervolgens worden ze schriftelijk vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Deze overeenkomst wordt door beide partijen ondertekend.
Ook als u het niet op alle punten eens bent geworden, wordt de gedeeltelijke overeenkomst toch vastgelegd. Zo kan de reguliere procedure beperkt blijven tot de resterende geschilpunten. Over de verdere behandeling daarvan maken partijen dan afspraken.

Stilleggen reguliere procedure
Tijdens de mediation ligt de eventuele reguliere procedure tijdelijk stil. Denk hierbij aan bijvoorbeeld invorderingsmaatregelen, bezwaar- of klachtbehandeling. De reguliere procedure treedt weer in werking, als u het ondanks de mediation niet of slechts gedeeltelijk met elkaar eens wordt.

Wat zijn de voordelen?

Voor vrijwel elk fiscaal geschil of geschil op douane- of toeslagengebied is met behulp van mediation een oplossing te bedenken. Deze oplossing is voor beide partijen vaak aantrekkelijker dan een oplossing via de reguliere weg.

U bepaalt de oplossing

Mediation is maatwerk. Niemand anders dan u en de andere partij bepalen wat er in de uiteindelijke overeenkomst komt te staan.

Snelle oplossing

Mediation is een goede manier om tot een snelle oplossing te komen. Bijna 80% van de mediations bij de Belastingdienst kent een goede afloop. Meestal is 1 gesprek voldoende om het geschil op te lossen. En de totale duur van een mediation is gemiddeld 4,5 uur. Vanaf het moment dat partijen hebben gekozen voor mediation duurt het een paar weken voordat het eerste gesprek plaatsvindt.

Kostenbesparing

Mediation is vaak financieel voordelig. Voor beide partijen geldt dat mediation over het algemeen minder kost dan een reguliere rechtsgang. Er zijn voor u geen kosten verbonden aan mediation, behalve de kosten die u zelf maakt, bijvoorbeeld de kosten van een belastingadviseur.

Behoud van de relatie

Tijdens een mediation krijgen beide partijen de gelegenheid uit te spreken wat hen dwarszit. Dit kan betrekking hebben op de zakelijke aspecten van het conflict, maar ook op communicatieve of omgangsaspecten. Door ook aan deze relationele aspecten aandacht te besteden, kunt u makkelijker samen een oplossing vinden.

Samenhangende behandeling

Soms lopen er tegelijkertijd bezwaren, beroepen of klachten die allemaal met elkaar te maken hebben. In de reguliere situatie kunnen deze procedures niet altijd samenhangend worden behandeld. Bij mediation kan dit wel.

Checklist
Onderstaande checklist helpt u bij de vraag of mediation een geschikt instrument voor u is.

Checklist (ja/nee)

• Ik heb het gevoel dat het geschil steeds verder escaleert en dat we er dan in onderling overleg niet meer uitkomen.
• Ik heb geen behoefte aan een (principiële) uitspraak van de rechter.
• Het geschil speelt al geruime tijd.
• Ik heb behoefte aan een snelle en efficiënte oplossing van het geschil.
• Ik zie wel mogelijkheden voor een redelijke oplossing.
• Ik heb het idee dat niet alle kanten van het verhaal voldoende aan bod zijn gekomen.
• Ik wil graag een oplossing op maat waar ik zelf invloed op heb.
• Mediation kan in mijn geval wellicht aanzienlijke (proces)kosten besparen.
• Ik kan niet meer goed communiceren met de andere partij.
• Ik wil graag een oplossing bereiken die ook voor toekomstige situaties bruikbaar is.
• Ik denk dat met mediation ook andere geschillen die ik heb met de wederpartij kunnen worden opgelost.
• Ook in de toekomst zal er regelmatig contact zijn tussen mij en de andere partij en is een goede relatie van belang.
• Er is nog geen eerdere bemiddelingspoging ondernomen.
    
    
   

Als u meer ‘ja’ dan ‘nee’ heeft ingevuld, is mediation voor u zeker het overwegen waard.
Algemene informatie over mediation vindt u op de website van het NMI:
www.nmi-mediation.nl.

NRC Handelsblad: Problemen met de fiscus oplossen